Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Records Management Specialist
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Records Management Specialist die verantwoordelijk is voor het efficiënt beheren, organiseren en beveiligen van bedrijfsdocumenten en archieven. In deze rol ben je het centrale aanspreekpunt voor het opzetten, onderhouden en verbeteren van het documentbeheerproces binnen onze organisatie. Je zorgt ervoor dat alle informatie correct wordt opgeslagen, gemakkelijk toegankelijk is en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat documenten op de juiste manier worden geclassificeerd, gearchiveerd en indien nodig vernietigd. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen en implementeren van beleid en procedures met betrekking tot documentbeheer. Je traint medewerkers in het gebruik van het records management systeem en biedt ondersteuning bij audits en compliance vraagstukken. Je houdt je bezig met het digitaliseren van papieren archieven en het optimaliseren van digitale opslagmethoden. Je bent alert op nieuwe ontwikkelingen binnen het vakgebied en adviseert het management over verbeteringen en innovaties. Je waarborgt de vertrouwelijkheid en integriteit van gevoelige informatie en draagt bij aan een cultuur van zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Je bent analytisch sterk, werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail. Je bent in staat om zelfstandig te werken, maar functioneert ook goed in teamverband. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en weet anderen te overtuigen van het belang van goed records management. Kortom, als Records Management Specialist speel je een cruciale rol in het waarborgen van de informatiehuishouding en het ondersteunen van de bedrijfsdoelstellingen.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren en organiseren van fysieke en digitale documenten
- Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures voor documentbeheer
- Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving omtrent archivering
- Trainingssessies geven aan medewerkers over records management
- Ondersteunen bij audits en compliance controles
- Digitaliseren van papieren archieven
- Optimaliseren van digitale opslag en toegankelijkheid
- Classificeren, archiveren en vernietigen van documenten volgens beleid
- Adviseren van management over verbeteringen in documentbeheer
- Bewaken van de vertrouwelijkheid en integriteit van informatie
Vereisten
Text copied to clipboard!- Afgeronde relevante mbo- of hbo-opleiding
- Ervaring met documentbeheer en archiveringssystemen
- Kennis van relevante wet- en regelgeving (AVG, archiefwet)
- Goede communicatieve vaardigheden
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Analytisch en probleemoplossend vermogen
- Zelfstandig en in teamverband kunnen werken
- Ervaring met digitalisering van documenten is een pré
- Goede beheersing van de Nederlandse taal
- Affiniteit met IT en digitale systemen
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heeft u met documentbeheer?
- Bent u bekend met de AVG en archiefwet?
- Hoe zorgt u voor de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie?
- Kunt u een voorbeeld geven van een succesvol digitaliseringsproject?
- Hoe gaat u om met weerstand tegen nieuwe procedures?
- Welke archiveringssystemen heeft u eerder gebruikt?
- Hoe blijft u op de hoogte van ontwikkelingen binnen records management?
- Wat vindt u het belangrijkste aspect van goed documentbeheer?
- Hoe traint u collega’s in het gebruik van nieuwe systemen?
- Wat zou u verbeteren aan ons huidige documentbeheerproces?
